Mantén un registro único del envío desde la recepción de mercancías de los proveedores hasta la entrega final. Separa la preparación aduanera, los requisitos del producto, la aceptación del transportista y la autoridad para liberar existencias, de modo que cada decisión tenga un responsable y pruebas que la respalden.
Escenarios operativos
Importación de inventario a GB, envío de pedidos británicos y devoluciones Reino Unido–China.
China → existencias en un almacén de Gran Bretaña
Utiliza este flujo para las existencias importadas antes de expedir pedidos de clientes. Confirma que el destino es Gran Bretaña; Irlanda del Norte requiere una revisión de ruta aparte.
Empieza aquí: Identifica al importador y al propietario del inventario
Secuencia recomendada
- Asigna las funciones de importación e inventario
Identifica al importador, al representante aduanero, al propietario de las existencias y al responsable del producto. Revisa el EORI, el tratamiento del IVA de la importación de inventario y las comprobaciones FHDDS del proveedor de almacén elegido. Distingue las importaciones de inventario del tratamiento de paquetes vendidos directamente a clientes.
- Aprueba los datos del envío antes de la salida
Concilia la factura del proveedor, las cantidades por SKU y la lista de empaque después del embalaje final. Registra referencias independientes de la revisión del producto por el importador, de los datos aduaneros por el declarante y de la aceptación de la carga por el servicio elegido. Devuelve los campos pendientes a su responsable.
- Recibe la mercancía comparándola con lo previsto
Compara el preaviso con las cajas y unidades realmente recibidas. Registra por separado la referencia de levante facilitada por el contacto aduanero, las diferencias de recepción y la instrucción del propietario para liberar existencias. Retén las existencias afectadas hasta registrar las comprobaciones y la autorización acordadas.
Prepara antes de empezar
- Propietario, importador y contacto aduanero; destino GB y referencia de recepción.
- SKU o modelo, unidades previstas, valores reales y versiones vigentes de factura / lista de empaque.
- Características de la mercancía, medidas finales de los bultos y persona autorizada para liberar existencias.
Conserva como evidencia
- Factura y lista de empaque revisadas y versión de instrucciones para los datos de la declaración.
- Registros de revisión del producto y aceptación del servicio, y referencia de levante del contacto aduanero.
- Recuento de recepción, fotos de diferencias cuando se acuerden y aprobación fechada de liberación de existencias.
Existencias en Gran Bretaña → pedido nacional de ecommerce
Para mercancías que ya están en libre circulación y se envían íntegramente dentro de Gran Bretaña, utiliza un registro que relacione pedido y paquete. Revisa por separado los movimientos que impliquen Irlanda del Norte.
Empieza aquí: Confirma existencias y autorización de salida
Secuencia recomendada
- Confirma qué existencias pueden servir el pedido
Relaciona el pedido del comerciante con un SKU identificado y existencias autorizadas para salir. Comprueba la dirección de entrega GB, la cantidad y las restricciones del lote. Excluye de la instrucción de preparación las existencias pendientes de identificación, revisión de daños o revisión del producto.
- Aprueba el paquete embalado y el servicio
Verifica las unidades preparadas, el embalaje, el peso real y las medidas finales antes de aplicar la etiqueta del producto de envío acordado. Identifica las mercancías especiales para el servicio nacional elegido. La seguridad del producto y la aceptación del transportista siguen siendo comprobaciones independientes aunque las existencias ya estén en Reino Unido.
- Relaciona la expedición con la entrega física al transportista
Relaciona el pedido, la referencia del paquete, el servicio elegido y el registro de recogida o admisión. Registra por separado la entrega física y la actualización posterior del seguimiento, sin confundirlas con la creación de la etiqueta. Conserva el destino de devolución acordado y el contacto del comerciante para incidencias.
Prepara antes de empezar
- Referencia del pedido, SKU / lote, cantidad solicitada y estado de existencias autorizadas para salir.
- Código postal GB, producto nacional elegido y peso / medidas finales del paquete.
- Instrucción de salida del comerciante, destino de devolución y contacto para incidencias.
Conserva como evidencia
- Versión aprobada del pedido y comprobación de preparación / embalaje vinculada al paquete.
- Confirmación de aceptación de mercancías especiales cuando sea necesaria, vinculada al servicio elegido.
- Prueba de entrega física al transportista, referencia del paquete y último evento de seguimiento registrado.
Registros para este escenario
Vincula el pedido al SKU, al estado actual de las existencias y a la persona que aprueba la salida. Registra la expedición solicitada y la referencia de autorización; conserva los datos del paquete y de preparación en el registro del pedido del comerciante.
Reino Unido → China: devolución o reparación
Crea un nuevo registro para el movimiento real de devolución. Confirma si la salida es de Gran Bretaña o de Irlanda del Norte y acuerda la parte receptora en China.
Empieza aquí: Vincula la devolución al pedido
Secuencia recomendada
- Identifica el artículo y el motivo de devolución
Vincula el artículo devuelto al pedido original y a las referencias de envío disponibles. Registra el número de serie o lote, el estado actual y si la instrucción es devolución, reparación o sustitución. Obtén la instrucción del propietario y los detalles de aceptación del receptor chino.
- Prepara información actual de exportación y transporte
Confirma los requisitos británicos de exportación con el contacto aduanero y los de importación china con el receptor o su representante. Prepara una descripción exacta y una base de valoración adecuada para este movimiento. Declara los daños y las características especiales; sigue las instrucciones documentales y de aceptación del servicio elegido.
- Separa la salida y la posible vuelta a Reino Unido
Registra la salida, la confirmación del receptor y la próxima acción autorizada tras la inspección o reparación. Si la mercancía volverá después a Reino Unido, pide al representante aduanero que revise el procedimiento y las pruebas pertinentes antes de ese tramo. Returned Goods Relief corresponde a una revisión de reimportación británica, no a una autorización de importación en China.
Prepara antes de empezar
- Referencia del pedido / envío original, identidad del artículo y finalidad actual de devolución o reparación.
- Salida de GB o NI, contacto de recepción en China y tratamiento autorizado.
- Estado, características especiales, base de valoración y cualquier movimiento posterior previsto.
Conserva como evidencia
- Referencias originales, coincidencia del artículo o número de serie y fotos del estado acordadas.
- Documentos actuales de exportación e instrucciones de importación / recepción del receptor.
- Registros de aceptación del servicio y entrega al transportista; revisión de cualquier procedimiento británico posterior conservada aparte.
Confirma el movimiento y el destino
Las importaciones China → Reino Unido, las exportaciones Reino Unido → China y los envíos nacionales británicos requieren documentos diferentes. Identifica el territorio real de entrega antes de preparar una declaración.
- Para importar a Inglaterra, Escocia o Gales, revisa el procedimiento de Gran Bretaña y si se requiere un EORI GB. Irlanda del Norte puede requerir un EORI XI y estar sujeta a normas distintas.
- Registra con precisión si el envío corresponde a una venta, muestra, regalo, devolución o reparación. Un pedido comercial no se convierte en un regalo por declararlo como tal.
- Para los envíos Reino Unido → China, comprueba por separado los requisitos británicos de exportación y los requisitos de destino del importador chino. Para las mercancías que ya están en libre circulación y se envían íntegramente dentro de Gran Bretaña, un envío nacional ordinario no requiere una declaración de importación; los movimientos que impliquen Irlanda del Norte necesitan una revisión aparte.
Identifica a las personas responsables
El vendedor, el importador, el representante aduanero, el responsable del pago de impuestos y quien recibe la mercancía en el almacén pueden ser organizaciones distintas. Una dirección de almacén o una etiqueta de entrega por sí solas no establecen quién desempeña cada función.
- Registra la identidad jurídica y el contacto del importador, el EORI aplicable y el representante aduanero acordado. Pregunta quién aporta y revisa los datos de la declaración.
- Indica el Incoterm acordado, su versión y el lugar designado; detalla quién paga el transporte, los aranceles, el IVA y los gastos de destino. Puerta a puerta describe un alcance de entrega y no incluye automáticamente los impuestos.
- Distingue las ventas directas a un cliente británico de la importación de existencias a un almacén de fulfilment en Reino Unido. Una norma para paquetes de bajo valor no debe aplicarse a todos los movimientos de reposición del almacén.
Comprueba los requisitos del producto y la aceptación del transportista
El despacho aduanero, la seguridad de un producto vendido en Reino Unido y las reglas de aceptación de un transportista son comprobaciones independientes. Realízalas para la mercancía real y el servicio elegido.
- Describe la mercancía con precisión: material, uso previsto, cantidad, valor, moneda y país de origen. Revisa el código arancelario y cualquier licencia o restricción específica del producto.
- Pide al importador o a la empresa responsable que confirme las pruebas aplicables de seguridad, marcado, etiquetado y trazabilidad. Los requisitos del producto pueden diferir entre Gran Bretaña e Irlanda del Norte; no supongas que un único marcado sirve para todos los productos.
- Declara las baterías, los líquidos, los polvos, los alimentos, los medicamentos, los productos vegetales o animales y otras características especiales antes de reservar. La configuración, la cantidad y el embalaje de las baterías pueden afectar a la aceptación.
- Consulta las restricciones nacionales o internacionales del producto de Royal Mail elegido. La aceptación en un producto no acredita la aceptación en otro; mantén la mercancía retenida mientras quede una comprobación obligatoria pendiente.
Mantén la coherencia entre documentos y datos del envío
Utiliza una única versión controlada de la factura, los detalles de embalaje, las instrucciones de envío y los datos de la etiqueta. Las correcciones deben llegar a todas las personas que utilicen la versión anterior.
- Haz coincidir los SKU o referencias de artículos, las descripciones, las cantidades y los valores declarados en el pedido, la factura, la lista de empaque y los datos aduaneros aplicables. Las muestras y las devoluciones también necesitan una descripción exacta y una base de valoración adecuada.
- Registra las dimensiones exteriores finales, el peso bruto, el número de bultos, el código postal de destino y el contacto de recepción después de reembalar. Conserva las fotos de llegada y las notas de diferencias cuando se hayan acordado esas comprobaciones.
- Aporta los formularios aduaneros postales y la información electrónica que requiera el servicio concreto. Para los productos internacionales de cuenta incluidos en el Postal Customs Hub de Royal Mail, sigue sus instrucciones sobre CN23 y datos electrónicos. Las hojas comerciales siguen siendo borradores de apoyo, no documentos emitidos por el transportista o la aduana.
Controla la recepción, la liberación de existencias y las devoluciones
Una firma de entrega, un registro de recepción del almacén y las existencias disponibles para la venta son acontecimientos diferentes. Asigna a cada uno una referencia y una próxima acción clara.
- Notifica por adelantado las entregas de proveedores, concilia las cantidades previstas y recibidas y separa la mercancía dañada, no identificada o pendiente de revisión de las existencias que pueden liberarse.
- Registra la persona designada que autoriza la consolidación, el reembalaje, el reetiquetado y la expedición. Resuelve las incidencias de cantidad o cumplimiento antes de liberar los artículos afectados.
- Para las devoluciones, conserva la referencia original del pedido o de la exportación, la identidad del artículo, la comprobación de su estado y la instrucción del propietario: reponer existencias, reparar, devolver, reciclar o desechar. La exención por reimportación requiere su propia revisión de admisibilidad y pruebas.
- Si un vendedor extranjero almacena mercancía en un almacén de fulfilment británico, pregunta si las actividades del proveedor están incluidas en el Fulfilment House Due Diligence Scheme y comprueba su aprobación cuando se exija.
Cierra la entrega al siguiente operador con pruebas
Mantén un registro trazable de lo que se aprobó, recogió y entregó, incluidas las incidencias pendientes y la siguiente persona responsable.
- Antes de expedir, confirma el servicio elegido, el alcance del presupuesto, las comprobaciones de aceptación, el número final de bultos y la autorización de salida. Una cuestión pendiente sobre una licencia, un producto o la aceptación de la mercancía justifica detener el envío afectado.
- Distingue la creación de la etiqueta, la entrega al transportista, los escaneos de seguimiento y el comprobante de entrega. Una etiqueta impresa no demuestra que se haya recogido o entregado la mercancía.
- Mantén los registros operativos con acceso controlado y una norma de conservación adecuada a su finalidad. Comparte la información que cada colaborador necesita para su función y revisa la política de privacidad y las condiciones de servicio del sitio.
Registro de responsabilidades
| Área de revisión | Qué registrar o confirmar | A quién involucrar |
|---|---|---|
| Comprobaciones de importación y producto | Identidad del importador, EORI cuando corresponda, revisión arancelaria, licencias y pruebas del producto. | Importador / empresa responsable del producto |
| Datos de la declaración | Descripciones, valores, origen, documentos de apoyo y versión de instrucciones revisados. | Vendedor / representante aduanero |
| Gastos e impuestos | Incoterm y lugar designado; conceptos de transporte, aranceles e IVA incluidos, excluidos y pendientes. | Comprador / vendedor / asesor designado |
| Recepción y autorización de salida | Referencia de llegada, diferencias de cantidad, retenciones, instrucciones de embalaje y aprobación de salida. | Almacén / propietario de las existencias |
| Transporte y posventa | Producto elegido, confirmación de aceptación, referencia de entrega al transportista, entrega final y acción de devolución. | Transportista / coordinador logístico / comerciante |
Comprobaciones de importación y producto
- Qué registrar o confirmar
- Identidad del importador, EORI cuando corresponda, revisión arancelaria, licencias y pruebas del producto.
- A quién involucrar
- Importador / empresa responsable del producto
Datos de la declaración
- Qué registrar o confirmar
- Descripciones, valores, origen, documentos de apoyo y versión de instrucciones revisados.
- A quién involucrar
- Vendedor / representante aduanero
Gastos e impuestos
- Qué registrar o confirmar
- Incoterm y lugar designado; conceptos de transporte, aranceles e IVA incluidos, excluidos y pendientes.
- A quién involucrar
- Comprador / vendedor / asesor designado
Recepción y autorización de salida
- Qué registrar o confirmar
- Referencia de llegada, diferencias de cantidad, retenciones, instrucciones de embalaje y aprobación de salida.
- A quién involucrar
- Almacén / propietario de las existencias
Transporte y posventa
- Qué registrar o confirmar
- Producto elegido, confirmación de aceptación, referencia de entrega al transportista, entrega final y acción de devolución.
- A quién involucrar
- Transportista / coordinador logístico / comerciante
Excepciones y cambios
| Situación | Siguiente acción | Responsable de la acción | Evidencia antes de continuar |
|---|---|---|---|
| La cantidad o el valor no coinciden | Retén los artículos afectados y compara el recuento real y la base de valoración con la factura y la lista de empaque. Pide al responsable documental que corrija la versión; si ya se presentaron datos aduaneros, remite la corrección al representante aduanero. | Proveedor o responsable documental; almacén para el recuento; representante aduanero para cambios en la declaración. | Registro del recuento, versión documental cuestionada, referencia de la diferencia y aprobación de la corrección. |
| No se declaró una característica especial de la mercancía | Detén la reserva o la salida del paquete afectado. Obtén los detalles reales del producto y envíalos a revisiones independientes del producto, aduanas y transporte cuando corresponda. Mantén una descripción exacta mientras se resuelve la aceptación. | El propietario aporta los detalles; la empresa responsable del producto, el contacto aduanero y el proveedor de transporte revisan su propio ámbito. | Detalles del producto o batería, documentos de apoyo requeridos y respuesta de aceptación específica del servicio. |
| Las instrucciones o la autoridad de salida no están claras | Mantén retenidas las existencias afectadas. Pide al propietario autorizado que identifique los artículos, la cantidad y la acción en una instrucción fechada. Registra quién la aprobó antes de cambiar el estado de las existencias o expedirlas. | Propietario autorizado; el almacén registra y sigue la instrucción acordada. | Motivo de retención, versión de instrucciones, función de quien aprueba y fecha de aprobación. |
| Faltan la identidad de la devolución o las pruebas del movimiento original | Mantén la devolución pendiente de identificación en lugar de añadirla a existencias vendibles. Solicita el pedido, la identidad del artículo y los registros disponibles del envío original. Pide al representante aduanero que revise por separado cualquier exención propuesta para una futura reimportación a Reino Unido. | El comerciante o propietario identifica el artículo; el almacén registra el estado; el representante aduanero revisa cualquier exención. | Referencia de recepción, fotos del estado, comprobación de identidad y referencias recuperadas del pedido / envío. |
La cantidad o el valor no coinciden
- Siguiente acción
- Retén los artículos afectados y compara el recuento real y la base de valoración con la factura y la lista de empaque. Pide al responsable documental que corrija la versión; si ya se presentaron datos aduaneros, remite la corrección al representante aduanero.
- Responsable de la acción
- Proveedor o responsable documental; almacén para el recuento; representante aduanero para cambios en la declaración.
- Evidencia antes de continuar
- Registro del recuento, versión documental cuestionada, referencia de la diferencia y aprobación de la corrección.
No se declaró una característica especial de la mercancía
- Siguiente acción
- Detén la reserva o la salida del paquete afectado. Obtén los detalles reales del producto y envíalos a revisiones independientes del producto, aduanas y transporte cuando corresponda. Mantén una descripción exacta mientras se resuelve la aceptación.
- Responsable de la acción
- El propietario aporta los detalles; la empresa responsable del producto, el contacto aduanero y el proveedor de transporte revisan su propio ámbito.
- Evidencia antes de continuar
- Detalles del producto o batería, documentos de apoyo requeridos y respuesta de aceptación específica del servicio.
Las instrucciones o la autoridad de salida no están claras
- Siguiente acción
- Mantén retenidas las existencias afectadas. Pide al propietario autorizado que identifique los artículos, la cantidad y la acción en una instrucción fechada. Registra quién la aprobó antes de cambiar el estado de las existencias o expedirlas.
- Responsable de la acción
- Propietario autorizado; el almacén registra y sigue la instrucción acordada.
- Evidencia antes de continuar
- Motivo de retención, versión de instrucciones, función de quien aprueba y fecha de aprobación.
Faltan la identidad de la devolución o las pruebas del movimiento original
- Siguiente acción
- Mantén la devolución pendiente de identificación en lugar de añadirla a existencias vendibles. Solicita el pedido, la identidad del artículo y los registros disponibles del envío original. Pide al representante aduanero que revise por separado cualquier exención propuesta para una futura reimportación a Reino Unido.
- Responsable de la acción
- El comerciante o propietario identifica el artículo; el almacén registra el estado; el representante aduanero revisa cualquier exención.
- Evidencia antes de continuar
- Referencia de recepción, fotos del estado, comprobación de identidad y referencias recuperadas del pedido / envío.
Ejemplo didáctico: recepción con faltantes
Ejemplo ficticio para practicar el registro de recepción. Las cantidades son supuestos.
Un preaviso indica 100 unidades del SKU de demostración DEMO-A. El almacén cuenta 98 unidades dos veces y registra la diferencia antes de preparar cualquier pedido de cliente.
- Cantidad prevista
- 100 unidades · SKU DEMO-A
- Cantidad recibida
- 98 unidades · el segundo recuento confirma el resultado
- Motivo de retención
- Faltan dos unidades; SKU afectado pendiente de conciliación
- Próxima acción y responsable
- El propietario solicita conciliación al proveedor; el almacén espera una instrucción de salida registrada
Conserva como hechos separados las 98 unidades recibidas y las dos faltantes. La diferencia por sí sola no demuestra una pérdida de transporte ni una retención aduanera. El propietario puede indicar si se mantienen retenidas las existencias afectadas o se libera una cantidad acordada tras la revisión. Registra la instrucción y remite cualquier corrección de declaración al representante aduanero.
Lista de preparación
Marca los puntos que hayas revisado. Conserva una copia o impresión para tus registros; tus selecciones permanecen en esta sesión de la página.
Notas personales de preparación. Los puntos marcados indican lo que has revisado; no confirman la aceptación del transportista, el cumplimiento del producto, el despacho aduanero ni la autorización para expedir.
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https://royalmailparcel.com/es/resources/compliance/
Fuentes revisadas el 7 de octubre de 2026. Consulta las guías enlazadas para tu mercancía, destino y servicio antes de actuar.
Plantillas de trabajo
Registro de cumplimiento del envío
Campos en blanco para el movimiento, el importador, la mercancía, la versión de los documentos, las comprobaciones pendientes y la autoridad que autoriza la salida.
Cómo utilizar las hojas de trabajo
- Crea una referencia de revisión y registra el movimiento real, las partes, la mercancía y los datos finales de los bultos.
- Añade referencias documentales y de revisión; asigna un responsable a cada cuestión pendiente antes de la salida.
- Guarda la versión aprobada con su referencia de autorización. Remite los cambios posteriores al revisor correspondiente; la hoja no modifica una declaración.
Registro de salida y devolución del almacén
Registra las diferencias de recepción, el estado del artículo, la acción autorizada y las referencias que la respaldan.
Cómo utilizar las hojas de trabajo
- Vincula la llegada o devolución al pedido previsto y compara las unidades esperadas, las recibidas y su estado.
- Registra el motivo de retención, la acción solicitada y las fotos o referencias de diferencias antes de solicitar autorización.
- Registra la persona autorizada, la instrucción fechada y el estado resultante de las existencias; conserva las revisiones aduaneras o de exenciones como referencias independientes.
Completa estas plantillas en tu dispositivo sin conexión. Son registros de preparación, no una declaración aduanera, una aprobación del producto ni un informe de emisiones verificado. No se sube ningún archivo a este sitio web.
Actualización de registros
- Antes de reservar o autorizar la salida, contrasta las cuestiones pendientes con la mercancía, el destino y la versión documental vigentes; repite la revisión pertinente tras los cambios.
- En cada recepción, expedición o entrega de devolución al siguiente operador, vincula el registro físico al envío e identifica al responsable de la próxima acción.
- Revisa regularmente las retenciones pendientes y una muestra de registros completados. Consulta la guía oficial vigente cuando cambien el producto, el territorio GB / NI o el servicio, y conserva los registros según las reglas de acceso acordadas.
Preguntas frecuentes
¿Completar esta lista autoriza un envío?
Ayuda a organizar la revisión. El importador, la empresa responsable del producto, el representante aduanero y el transportista deben confirmar las comprobaciones que corresponden a sus funciones. Una hoja de trabajo no emite una licencia, aprueba un producto ni libera mercancía.
¿Puede considerarse importador a un almacén británico?
Solo cuando esa función se haya acordado expresamente y se cumplan los requisitos pertinentes. Una dirección de recepción por sí sola no establece la identidad del importador ni las responsabilidades fiscales o relativas al producto.
¿Puede la mercancía devuelta utilizar los documentos originales?
Conserva las referencias originales como pruebas de apoyo y revisa después el movimiento real de devolución, el estado, la base de valoración y los requisitos de cualquier exención. Una etiqueta de devolución o una factura antigua por sí solas no acreditan una exención de aranceles o IVA.